Privacy Policy

1. Introduction

At Strategic Signing Solutions, LLC, we are committed to protecting your privacy and safeguarding the personal information you entrust to us. This Privacy Policy outlines how we collect, use, store, and protect your information when you request or receive mobile notary, general notary, or document signing services.

2. Information We Collect

To verify identity, complete notarizations, and fulfill service requests in compliance with Florida law, we may collect the following information:

  • Contact Information: Name, phone number, email address, and physical location or address where services are rendered.

  • Government-Issued Identification Details: Name as it appears on identification, address, ID type (e.g., Driver’s License, Passport), serial/ID number, issuance date, and expiration date (as required for identity verification).

  • Transaction & Document Information: Type of document, date and time of notarization, and notary fee charged.

  • Payment Information: Payment methods and billing details needed to process transaction fees (credit card numbers are processed securely through payment processors and are not stored by us).

3. How We Use Your Information

We use the collected information strictly for legitimate business and statutory purposes, including:

  • Verifying signer identity prior to executing notarizations.

  • Scheduling mobile notary appointments and communicating regarding service logistics.

  • Billing, invoicing, and processing payment transactions.

  • Maintaining optional or legally prescribed notary logbooks/journals as a best practice to protect against fraud or document disputes under Florida law.

4. Recordkeeping & Statutory Compliance

  • Florida Journal Practices: While Florida law does not require traditional in-person mobile notaries to keep a journal, maintaining record entries (such as signer name, ID type, document type, date, and fee) is practiced to ensure accuracy, fraud prevention, and legal protection.

  • Protection of Confidential Data: We do not retain copies of your signed legal documents, nor do we store sensitive personal identifier numbers (such as full Social Security numbers) unless explicitly mandated by court order or applicable governing law.

5. Third-Party Sharing & Disclosure

We value your trust and do not sell, rent, or trade your personal information to third parties or advertisers. We only share information under the following circumstances:

  • Required by Law: If mandated by court order, subpoena, or lawful request from law enforcement/governmental authorities under Florida Statute.

  • Third-Party Service Providers: With secure service providers assisting our business operations (e.g., booking software, map route logistics, or payment processors) solely to complete your service request.

6. Data Security

We implement appropriate physical, technical, and administrative security measures to protect your personal information from unauthorized access, loss, or misuse:

  • Physical notary logbooks/records are stored securely.

  • Digital communications and transaction data are transmitted over encrypted, secure channels.

7. Data Retention

We retain minimal contact and transaction log data only as long as necessary to fulfill business operations, maintain tax/financial records, and defend against potential legal claims.

8. Your Privacy Choices & Rights

You have the right to request information about how your personal data is collected and used. If you have any questions or wish to update your contact details, please reach out using the contact information below.

9. Updates to This Policy

We reserve the right to update this Privacy Policy periodically to reflect changes in Florida law or our business practices. Updates will be posted with a revised "Effective Date."

10. Contact Us

If you have questions or concerns regarding this Privacy Policy, please contact:

Strategic Signing Solutions, LLC

Palm Bay, FL

Email: Info@strategicsigningsolutions.com

Phone: (321) 345-1949

Privacidad

1. Introducción

En Strategic Signing Solutions, LLC, nos comprometemos a proteger su privacidad y a resguardar la información personal que nos confía. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos su información cuando solicita o recibe servicios de notario móvil, notario general o firma de documentos.

2. Información que Recopilamos

Para verificar la identidad, completar notarizaciones y atender las solicitudes de servicio en cumplimiento con la ley de Florida, podemos recopilar la siguiente información:

  • Información de contacto: nombre, número de teléfono, correo electrónico y ubicación o dirección física donde se prestan los servicios.

  • Datos de identificación emitidos por el gobierno: nombre tal como aparece en la identificación, dirección, tipo de identificación (por ejemplo, licencia de conducir, pasaporte), número de serie/ID, fecha de emisión y fecha de vencimiento (según lo requerido para verificar la identidad).

  • Información de la transacción y el documento: tipo de documento, fecha y hora de la notarización, y el costo del servicio notarial cobrado.

  • Información de pago: métodos de pago y datos de facturación necesarios para procesar el cobro de la transacción (los números de tarjeta de crédito se procesan de forma segura a través de los procesadores de pago y no los almacenamos nosotros).

3. Cómo Usamos su Información

Utilizamos la información recopilada estrictamente para fines comerciales legítimos y obligaciones legales, entre ellos:

  • Verificar la identidad del firmante antes de realizar la notarización.

  • Programar citas de notario móvil y comunicarnos sobre la logística del servicio.

  • Facturación y procesamiento de las transacciones de pago.

  • Mantener bitácoras o registros notariales, ya sea de forma opcional o exigida por ley, como buena práctica para prevenir fraudes o disputas relacionadas con documentos conforme a la ley de Florida.

4. Mantenimiento de Registros y Cumplimiento Legal

  • Prácticas de registro en Florida: aunque la ley de Florida no exige que los notarios móviles presenciales tradicionales lleven un libro de registro, se acostumbra mantener entradas de registro (como el nombre del firmante, tipo de identificación, tipo de documento, fecha y costo) para garantizar precisión, prevenir fraudes y contar con protección legal.

  • Protección de datos confidenciales: no conservamos copias de sus documentos legales firmados, ni almacenamos números de identificación personal sensibles (como números completos de seguro social), salvo que así lo exija una orden judicial o la ley aplicable.

5. Divulgación y Uso Compartido con Terceros

Valoramos su confianza y no vendemos, alquilamos ni intercambiamos su información personal con terceros o anunciantes. Solo compartimos información en las siguientes circunstancias:

  • Por exigencia legal: cuando lo requiera una orden judicial, citación o solicitud legítima de las autoridades policiales o gubernamentales conforme al estatuto de Florida.

  • Proveedores de servicios externos: con proveedores de servicios seguros que apoyan nuestras operaciones comerciales (por ejemplo, software de reservas, logística de rutas o procesadores de pago), únicamente para completar su solicitud de servicio.

6. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas adecuadas para proteger su información personal contra el acceso no autorizado, la pérdida o el uso indebido

  • Los registros y bitácoras notariales físicos se guardan de forma segura.

  • Las comunicaciones digitales y los datos de las transacciones se transmiten a través de canales cifrados y seguros.

7. Retención de Datos

Conservamos los datos mínimos de contacto y de registro de transacciones solo durante el tiempo necesario para cumplir con nuestras operaciones comerciales, mantener registros fiscales y financieros, y defendernos ante posibles reclamos legales.

8. Sus Opciones y Derechos de Privacidad

Usted tiene derecho a solicitar información sobre cómo se recopilan y utilizan sus datos personales. Si tiene alguna pregunta o desea actualizar sus datos de contacto, comuníquese con nosotros a través de la información de contacto indicada a continuación.

9. Actualizaciones de esta Política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en la ley de Florida o en nuestras prácticas comerciales. Las actualizaciones se publicarán con una fecha de vigencia revisada ("Effective Date").

10. Contáctenos

Si tiene preguntas o inquietudes sobre esta Política de Privacidad, comuníquese con:

Strategic Signing Solutions, LLC

Palm Bay, FL

Correo electrónico: Info@strategicsigningsolutions.com

Teléfono: (321) 345-1949